Manter o cadastro de alunos sempre organizado e atualizado pode ser uma tarefa complexa. Saiba como fazer isso de forma ágil e eficiente.
Não tem escapatória: o cadastro de alunos faz parte do dia a dia de todas as instituições de ensino. Para muitos gestores, o processo de cadastramento representa um imenso desafio, tanto do ponto de vista administrativo quanto operacional.
Além de ser algo trabalhoso e que exige recursos, tanto financeiros quanto humanos, o cadastro de alunos costuma tomar muito tempo de quem é responsável por realizá-lo. Isso sem falar nas viradas de ano letivo, quando o procedimento pode se tornar um verdadeiro pesadelo!
A boa notícia é que tudo isso tem solução, e a tecnologia existente hoje permite deixar todas essas dificuldades para trás. Já pensou poder fazer tudo de forma automática ou com poucos cliques? Pois é, a transformação digital tem tudo a ver com a eficiência operacional.
Por que o cadastro escolar pode ser um instrumento estratégico
Manter o cadastro de alunos atualizado é obrigatório para fazer uma gestão escolar eficiente. Isso não se limita apenas aos procedimentos rotineiros, mas sim, em um gerenciamento estratégico, visto que em posse desses dados e utilizando uma ferramenta adequada, você tem nas mãos tudo o que precisa para conhecer seus alunos com mais detalhes e oferecer um atendimento personalizado.
Quanto mais você conhece os alunos e suas necessidades, maiores são as suas chances de os fidelizar. Em outras palavras, usar as informações para adequar os serviços de acordo com cada caso é uma grande ferramenta para aumentar sua taxa de retenção. Mas, isso só faz sentido se você puder acessar as informações facilmente, de forma ágil e eficiente.
Além disso, manter um cadastro unificado e automatizado dos alunos traz inúmeros benefícios:
- Organização dos dados de forma padronizada;
- Visão geral do negócio;
- Utilização dos dados para dar suporte a tomadas de decisão;
- Fácil acesso às informações;
- Praticidade na edição ou inclusão de dados;
- Redução de custos e de tempo;
- Eficiência operacional.
Cadastro escolar: desafio ou solução?
Manter o cadastro de alunos organizado e atualizado representa um grande desafio para os gestores, independentemente do tamanho da instituição. Por mais que sua escola conte com um sistema acadêmico informatizado, ainda assim vai precisar mobilizar bastante recursos humanos, caso queira manter um bom cadastro de alunos. O que pode ser um desafio ainda maior nas viradas de ano letivo, tornando-se um processo muito mais trabalhoso, que demanda mais pessoas e tempo, e que gera mais gastos.
Além disso, a quantidade de dados e informações dentro dos cadastros é grande. Caso a sua escola utilize o sistema de ensino, focado na experiência de aprendizagem, e o sistema acadêmico, focado na gestão, e precise modificar qualquer informação referente a um aluno, por exemplo, o processo pode ser moroso. Nesse caso, seria preciso duas alterações distintas, em sistemas diferentes, com plataformas de acesso próprias. Conseguiu visualizar o tamanho do desafio? E mais, quanto mais soluções e sistemas você utilizar em sua escola, mais trabalhoso será.
Tudo isso faz com que seja desafiador manter o cadastro escolar organizado. Porque sempre que algo precisa ser incluído ou alterado, isso será feito plataforma por plataforma. Já pensou no tempo e esforço gasto nessas operações?
Como aumentar a eficiência no cadastro de alunos
Felizmente, é possível contar com soluções de tecnologia educacional que facilitam a vida tanto de diretores e suas equipes, quanto de pais e alunos. Atualmente, existem plataformas que permitem fazer o registro das informações de maneira automática e segura, conectando todos os sistemas, dados cadastrais e soluções tecnológicas em um só lugar, para que a escola tenha um ambiente educacional personalizado.
Com o uso da inteligência de dados, é possível fazer a atualização do cadastro dos alunos de maneira automática a cada ano letivo. E o melhor: cada atualização de dados é replicada em todos os sistemas e soluções inseridos no seu ecossistema educacional próprio. Afinal, a organização e atualização das informações representam uma ferramenta de gestão importantíssima para o bom funcionamento da escola e a retenção de alunos.
Agora que você já viu como ter um cadastro escolar eficiente torna a sua escola mais ágil, não perca mais tempo!
