Gestão escolar: pilares, estratégias e principais desafios

Este guia prático traz os pilares da gestão escolar, os principais desafios enfrentados por diretores e coordenadores e soluções aplicáveis com apoio de tecnologia educacional.

O ambiente escolar é um espaço dinâmico influenciado por diversos fatores: infraestrutura, equipe profissional, proposta pedagógica, situação financeira, organização e relacionamento com pais e estudantes. Para dar conta de tudo isso, uma boa gestão escolar é imprescindível.

Neste artigo, vamos explicar o conceito de gestão escolar, seus pilares, desafios e estratégias, a fim de que o seu trabalho como gestor seja ainda mais eficiente. Vamos lá? Boa leitura!

O que é gestão escolar?

A gestão escolar é a administração de procedimentos, recursos, informações e políticas pedagógicas de uma escola, com o objetivo de garantir o bom funcionamento da unidade, o desenvolvimento integral dos estudantes e a melhoria dos processos de aprendizagem. 

Essa colaboração coletiva faz parte do conceito de gestão democrática na escola, que é defendido pela maioria dos autores acadêmicos da Educação e pela Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDB).

No entanto, quando não há gestão eficaz, a escola pode enfrentar uma série de problemas que afetam diretamente a qualidade da educação oferecida:

• Desorganização e falta de direção clara;
• Dificuldades em gerenciar recursos e informações;
• Políticas pedagógicas inconsistentes ou ineficazes;
• Falta de colaboração e comunicação entre os membros da comunidade escolar;
• Dificuldades em tomar decisões informadas e eficazes.

Diferença entre gestão escolar e gestão educacional

A gestão educacional e a gestão escolar, embora pareçam sinônimos, têm significados distintos. 

Enquanto a gestão escolar é focada na administração de uma escola específica, a gestão educacional abrange sistemas e redes de ensino, nas instâncias federais, estaduais e municipais. Em termos práticos, a gestão escolar define os horários das turmas. Já a gestão educacional determina as diretrizes do currículo, por exemplo. 

A gestão educacional é a organização da educação no nível macro, ou seja, um conjunto de diretrizes que rege todas as instituições. 

Quais são os pilares da gestão escolar?

Como já mencionamos, o ambiente escolar é formado por diferentes esferas. Por isso, a gestão escolar é multissetorial. Podemos dividi-la em cinco pilares, que detalharemos a seguir:

Gestão pedagógica orientada por resultados

O pilar mais fundamental da gestão escolar, ligado à sua atividade-fim, é a gestão pedagógica, e o diretor e o coordenador pedagógico são peças-chave.

Esses dois profissionais têm a responsabilidade de planejar, junto com a comunidade escolar, todas as propostas pedagógicas, metodologias de ensino, estrutura curricular, modelos de avaliação e atividades previstas para o ano letivo. 

Essas decisões e informações precisam estar documentadas no Projeto Político Pedagógico, no Plano Escolar e no Calendário Escolar.

Além disso, são deveres do diretor e do coordenador pedagógico:

• supervisionar a execução do planejamento ao longo do ano;
• dar suporte para os professores;
• orientar os docentes quanto aos planos de aula;
• acompanhar os indicadores educacionais e taxas de evasão escolar;
• avaliar os resultados dos projetos e ações pedagógicas;
• buscar novas ideias, estratégias e tecnologias para aprimorar o processo de ensino-aprendizagem na escola.

Gestão administrativa

Outro segmento da gestão escolar é a gestão administrativa, mais focada na resolução de problemas e questões operacionais.

Como exemplos de responsabilidades administrativas do diretor escolar, podemos citar:

• distribuição de tarefas entre profissionais;
• organização de prazos, arquivos e departamentos;
• assinatura de documentos;
• preenchimento de relatórios;
• monitoramento da frequência de professores;
• acompanhamento de obras, reformas e manutenções de equipamentos;
• gestão de estoque de materiais;
• levantamento de necessidades de compra;
• supervisão da alimentação escolar;
• acompanhamento de inspeções técnicas.

Esse pilar está relacionado com as atividades-meio da escola e parece, à primeira vista, pouco importante para o sucesso educacional. 

No entanto, todos os detalhes de infraestrutura, merenda e organização do trabalho geram impactos na aprendizagem dos alunos e na satisfação dos pais e professores.

Segundo uma pesquisa empírica da Universidade Estadual de Maringá, essa área é a mais desafiadora para os diretores escolares, por falta de identificação e ausência de preparo, já que a formação da maioria dos gestores é em Pedagogia.

Assim, a administração escolar pode ser facilitada com o uso de diversas ferramentas, como cronogramas para planejar e gerenciar atividades, software de gestão para gerenciar informações de alunos, professores e finanças, e documentos organizados em nuvem para armazenar e acessar arquivos importantes. 

Além disso, sistemas de gerenciamento de biblioteca, plataformas de comunicação online e sistemas de gerenciamento de presença também podem ser úteis. Ferramentas de planejamento de aulas também podem ajudar a organizar e planejar aulas de forma eficaz.

Essas ferramentas podem ajudar a tornar a administração escolar mais eficiente e eficaz, permitindo que a equipe de gestão se concentre em questões mais importantes e melhore a qualidade da educação oferecida.

Gestão financeira

A saúde financeira de uma escola é importantíssima para a continuidade das atividades pedagógicas, manutenção dos empregos e preservação do patrimônio. Por isso, outra tarefa do diretor escolar é gerenciar as contas da unidade, cuidando para que o saldo esteja sempre positivo.

A gestão financeira envolve:

• controle de fluxo de caixa;
• pagamento de salários, bônus, impostos, fornecedores, contas fixas e contribuições trabalhistas;
• cobrança de mensalidades (escola particular);
• recebimento de verba governamental (escola pública);
• liberação de verba para obras e reformas no prédio;
• liberação de verba para manutenção de equipamentos;
• compra de materiais didáticos e tecnologias educacionais;
• registro de contas e notas fiscais;
• controle de estoque;
• monitoramento de inadimplência de estudantes (escola particular);
• previsão de verba para contratação ou demissão de funcionários (escola particular);
• renegociação de dívidas (escola particular);
• acompanhamento de lucros (escola particular);
• prestação de contas (escola pública).

A gestão financeira escolar pode ser comprometida por erros comuns, como falta de planejamento orçamentário, descontrole de despesas, falta de transparência, não realização de auditorias regulares, dependência excessiva de uma única fonte de receita e falta de reserva financeira.

Esses erros podem levar a problemas financeiros graves e afetar a qualidade da educação oferecida pela escola. É fundamental que a gestão financeira escolar seja feita de forma responsável e transparente para garantir o sucesso da instituição.

Assim como a gestão administrativa, esse pilar tem um perfil mais operacional e requer habilidades não contempladas pela formação inicial dos pedagogos e professores. 

Por esse motivo, muitos diretores fazem cursos de capacitação complementar e/ou contam com a ajuda de um profissional especializado.

Gestão de recursos humanos

A gestão de recursos humanos também pode ser assistida por um profissional dedicado ou ser centralizada na figura do diretor escolar. Esse pilar inclui:

• a contratação e demissão de funcionários;
• formação continuada de professores;
• suporte ao desenvolvimento profissional dos colaboradores;
• desenvolvimento de atividades de integração;
• cuidados com a saúde mental dos colaboradores. 
• atendimento de pais e estudantes;
• comunicação com toda a comunidade escolar;
• mediação de conflitos.

O bem-estar e a saúde mental dos profissionais da escola devem estar entre as prioridades do gestor escolar. Além de impactar na qualidade de vida dessas pessoas, esse cuidado vai influenciar no clima escolar. 

Quem não quer conviver em uma escola cheia de pessoas alegres, simpáticas e cooperadoras? Esse certamente é um desejo de todos os professores, pais e alunos.

Falando neles, outro ponto da gestão de recursos humanos é o relacionamento com os pais e estudantes. O diretor e o coordenador pedagógico precisam ter disponibilidade diária para atendimentos e saber mediar conflitos com ética e paciência. 

Já a formação continuada de professores é uma das maiores responsabilidades do coordenador pedagógico, por meio do:

• acompanhamento de suas rotinas;
• identificação de qualidades e pontos de melhoria;
• e organização de cursos, seminários, palestras e rodas de conversa.

Gestão de recursos materiais

Transversal à gestão financeira e administrativa, a gestão de recursos materiais merece um tópico à parte devido às suas especificidades. 

Cabe ao diretor da escola, em cooperação com toda a comunidade escolar, definir quais móveis, equipamentos, ferramentas, materiais didáticos e tecnologias educacionais serão utilizados na instituição, de acordo com a proposta pedagógica. 

Uma ideia interessante é o gestor ter um checklist de aquisição de materiais na escola pensando nos seguintes itens:

1. Definição de Necessidades: Identificar as necessidades de materiais da escola  e priorizar as necessidades com base na importância e urgência;

2. Orçamento: Verificar se há orçamento disponível para a aquisição de materiais e definir o limite de gastos para cada item;

3. Pesquisa de Fornecedores: Identificar fornecedores confiáveis e qualificados

e pesquisar preços e condições de pagamento;

4.Solicitação de Propostas: Enviar solicitações de propostas para os fornecedores selecionados e definir critérios de avaliação para as propostas;

5. Avaliação de Propostas: Avaliar as propostas recebidas com base nos critérios definidos e selecionar o fornecedor que melhor atende às necessidades da escola;

6. Negociação: Negociar preços e condições de pagamento com o fornecedor selecionado e definir prazos de entrega e condições de garantia;

7. Aprovação:  Obter aprovação da direção da escola para a aquisição e verificar se a aquisição está em conformidade com as políticas e procedimentos da escola;

8. Recebimento e Verificação: Verificar se os materiais recebidos estão em conformidade com a ordem de compra e realizar testes e inspeções para garantir a qualidade dos materiais;

9. Armazenamento e Distribuição: Armazenar os materiais de forma segura e organizada e distribuir os materiais para os departamentos ou professores responsáveis;

10. Controle e Monitoramento:  Monitorar o uso dos materiais e realizar controle de estoque e realizar avaliações periódicas para garantir que os materiais estejam atendendo às necessidades da escola.

Principais desafios da gestão escolar 

Se você trabalha como gestor de uma escola, sabe que esse papel é extremamente desafiador. 

Como já explicamos, esse profissional atua como um líder democrático, mediando os interesses e opiniões dos membros da comunidade escolar e tomando decisões estratégicas para o bom funcionamento da unidade.

Nas esferas pedagógica, administrativa, financeira, de recursos humanos e recursos materiais, o diretor pode se deparar com muitas dificuldades. Atualmente, os desafios mais comuns dos gestores são:

Relação família-escola

A participação da família no processo de ensino-aprendizagem já está prevista na LDB: “A educação, direito de todos e dever do Estado e da família”. Mesmo assim, nem sempre é fácil ter a colaboração dos pais e responsáveis.

Alguns familiares são muito distantes, faltam às reuniões e não assinam as autorizações. Outros têm presença constante na escola, mas vão para reclamar, brigar com o professor ou exigir dos gestores resultados que estão além das responsabilidades da escola.

Há também aqueles que têm interesse em participar da vida escolar dos filhos, mas não conseguem por causa das condições de trabalho ou baixa escolaridade. E ainda existem os casos de violência doméstica, prisão na família, conflito familiar, doença e luto em casa.

Mas a verdade é que o apoio da família é insubstituível, seja para acolher emocionalmente, ajudar no dever de casa, incentivar a leitura ou criar uma rotina saudável e disciplinada. 

Por isso, conscientizar os pais e responsáveis sobre o papel deles no processo de aprendizagem é muito importante. 

Confira algumas dicas para melhorar a relação entre escola e família.  

Administração financeira e fiscal 

O gestor escolar, muitas vezes assistido por um contador ou outro profissional, deve administrar a parte financeira e tributária da escola. Isso envolve várias tarefas complexas, tais como:

• planejar o orçamento anual da escola, prevendo receitas e despesas;
• acompanhar os pagamentos e recebimentos;
• elaborar as folhas de pagamento;
• fazer relatórios financeiros periodicamente;
• buscar novas fontes de financiamento;
• fazer a escrituração contábil;
• calcular e recolher os tributos e impostos devidos;
• buscar alternativas legais para otimizar a carga tributária da escola;
• manter toda a documentação financeira organizada e atualizada.

No caso da escola pública, o gestor escolar precisa fazer a prestação de contas de todos os recursos recebidos pelo governo federal, estadual e municipal, já que são dinheiro público. 

A prestação de contas é um dever constitucional, previsto no artigo 70 da Constituição Federal, mesmo que a escola não utilize a verba. Esse processo é realizado em quatro etapas:

1. Preencher os formulários de prestação de contas do Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educacional (FNDE) com os valores recebidos, bens adquiridos, serviços contratados, saldos bancários e outras informações necessárias;

2. Apresentar os documentos para apreciação da comunidade escolar;

3. Encaminhar os arquivos para a secretaria de educação à qual a unidade está vinculada;

4. Aguardar avaliação da secretaria, que pode “aprovar”, “aprovar com ressalva”, “reprovar” ou definir como “não apresentada” a prestação de contas.

A assiduidade e pontualidade dessas prestações de contas são essenciais para a continuidade do exercício escolar. Isso porque os repasses federais do Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE) e do Programa Nacional de Alimentação Escolar (PNAE), por exemplo, podem ser suspensos se a escola perder o prazo de encaminhar as informações.  

Somente na prestação de contas dos recursos do PDDE e de Ações Integradas, o gestor escolar deve reunir os seguintes documentos:

• rol de materiais, bens e serviços prioritários;
• consolidação de pesquisas de preços ou a justificativa pela não realização;
• demonstrativo da execução da receita, despesa e de pagamentos efetuados
• extratos bancários;
• conciliação bancária, na hipótese de constar saldo financeiro existentes em 31 de dezembro;
•  cópia de documentos originais que comprovem a destinação dada aos recursos;
• atas de aprovação do plano de gastos bem como de sua execução.

Mais uma vez, o cumprimento desta tarefa exige habilidades administrativas que vão além da formação inicial em Pedagogia ou licenciatura. Por isso, muitos diretores iniciantes podem encontrar dificuldade na prestação de contas.

Diversidade e inclusão na escola

Outro desafio do gestor escolar é criar um ambiente inclusivo e respeitoso que dê conta de reunir uma diversidade de pessoas: pais, estudantes e profissionais de várias cores, raças, etnias, gêneros, orientações sexuais, faixas etárias, classes econômicas e níveis de escolarização.

A escola também precisa estar preparada, tanto a nível de estrutura quanto a nível de socialização e apoio técnico, para receber e ensinar alunos com deficiência, autistas e superdotados. 

No entanto, a realidade brasileira das escolas é marcada por casos de pré-conceito, discriminação, bullying, negligência, segregação e até mesmo a negação de matrículas de estudantes que não se encaixam no padrão estabelecido pela instituição.

Uma pesquisa da Universidade Estadual Paulista realizada com 247 estudantes do 7º ao 9º do ensino fundamental mostrou que 38,5% dos estudantes já foram agredidos, maltratados, intimidados, ameaçados, excluídos ou humilhados por algum colega da escola. 

Essa estatística evidencia que nossas escolas ainda não são tão seguras e acolhedoras como deveriam ser.  

Cultura digital 

As Tecnologias de Informação e Comunicação (TICs) mudaram profundamente a maneira de aprender, o comportamento dos alunos e a dinâmica em sala de aula.

Porém, algumas escolas ainda não se acostumaram com essa realidade e não se abriram para novas possibilidades pedagógicas.

Trata-se de um descompasso, até porque a Base Nacional Comum Curricular (BNCC) inclui a cultura digital no currículo nacional.

Segundo a BNCC, é imprescindível que a escola “eduque para usos mais democráticos das tecnologias e para uma participação mais consciente na cultura digital”. 

Uma das competências gerais da educação básica, de acordo com o documento, é “compreender, utilizar e criar tecnologias digitais de informação e comunicação de forma crítica, significativa, reflexiva e ética”. 

Por outro lado, seja pela falta de formação específica para os professores, indisponibilidade de materiais ou ausência de uma visão pedagógica que inclua os recursos educacionais digitais em sala de aula, essa questão ainda é um grande desafio para os gestores escolares.

Atração e retenção de alunos

Outra preocupação constante do gestor escolar é a aquisição de matrículas. Ele precisa bolar estratégias para atrair novos alunos, com ações de marketing, publicidade e propaganda. Além disso, tem de estar atento à satisfação das famílias para evitar rotatividade.

Embora a campanha de matrículas seja o período mais intenso de trabalho com esse objetivo, a escola não pode deixar para pensar nisso apenas no final do ano letivo. Antes, deve olhar para a atração e retenção de aluno o ano inteiro.

Dicas para uma boa gestão escolar 

A gestão escolar precisa ser, além de operacional, administrativa e pedagógica, uma gestão estratégica. Falamos sobre esse tema na primeira Live do Papo de Gestão do Educacional, que você pode assistir abaixo:

Confira algumas estratégias que não podem faltar no seu plano de gestão:

Comunicação e transparência escolar

Para melhorar o relacionamento entre família e escola, o gestor deve liderar e incentivar uma comunicação assertiva entre os profissionais, estudantes e responsáveis. 

A transparência, proatividade e clareza na divulgação de informações vão manter os agentes da comunidade escolar engajados e, principalmente, construir uma relação de confiança. 

É importante que essa comunicação seja constante e organizada. Para isso, prefira canais exclusivos para a comunicação escolar, em vez de redes sociais e grupos de aplicativos de mensagem.

Na agenda digital do Hub Educacional, por exemplo, sua escola consegue:

• trocar mensagens entre gestores, professores, alunos e familiares;
• conferir se as mensagens foram recebidas e lidas;
• publicar avisos, comunicados, notas do boletim e tarefas de casa;
• acompanhar a frequência escolar;
• divulgar datas de provas, eventos e reuniões;
• e criar lembretes.

Assim, a plataforma otimiza a comunicação escolar e facilita a organização das famílias. 

Além da comunicação à distância, é importante relacionar encontros presenciais, como reuniões de pais e mestres e reuniões pedagógicas. 

Uso estratégico de tecnologias

A tecnologia, quando aplicada de forma estratégica, pode otimizar a gestão escolar. As plataformas digitais auxiliam em tarefas mais operacionais, como o registro de matrículas, e também em tarefas mais complexas, como o acompanhamento pedagógico.

No sistema de gestão escolar, o gestor pode:

• centralizar os dados da escola;
• emitir boletins;
• elaborar o horário escolar;
• supervisionar a frequência dos estudantes;
• conferir o número de matrículas em cada turma;
• visualizar observações de professores sobre o comportamento de estudantes;
• acompanhar a inadimplência;
• emitir notas fiscais;
• e gerar relatórios financeiros.

Também vale a pena investir em ferramentas de colaboração, como plataformas de videoconferência e documentos em nuvem, que facilitam o trabalho em equipe.

No campo pedagógico, as plataformas de aprendizagem, os jogos educacionais digitais e os kits de robótica tornam a aprendizagem mais engajadora e personalizada.

Também é fundamental garantir o acesso à Internet, computadores, tablets, projetores, lousas digitais e outros equipamentos.

Learning Analytics

Dentro do uso estratégico da tecnologia, a análise de dados escolares, também chamada de Learning Analytics, pode transformar a realidade de uma escola. Dados sobre evasão escolar, por exemplo, podem ser úteis para identificar alunos faltosos e criar estratégias para reverter o quadro de exclusão escolar, sempre com foco na reintegração dos estudantes ao ambiente de aprendizagem.

Os dados mostram os pontos fortes e fracos da instituição. Eles sinalizam as necessidades de mudança e dão ao gestor uma base confiável para a tomada de decisões. Assim, o Learning Analytics é parceiro de uma gestão estratégica.

Na área pedagógica, os relatórios dos estudantes permitem o mapeamento de:

• dificuldades de aprendizagem;
• níveis de proficiência;
• habilidades mais fortes;
• desigualdades educacionais na turma;
• alunos em risco de reprovação ou abandono escolar;
• e perfil socioemocional e comportamental dos estudantes.

Formação continuada

Boa parte do sucesso da escola depende da atuação dos seus colaboradores. Por isso, é importante incentivar a formação continuada de professores e de outros profissionais da instituição.

O desenvolvimento profissional impacta diretamente na qualidade do ensino e do atendimento escolar. 

Os docentes podem aperfeiçoar suas habilidades didáticas e conhecer novas metodologias de ensino. Já os profissionais administrativos podem dominar ferramentas digitais que otimizem suas tarefas cotidianas.

O próprio gestor escolar precisa estar em constante atualização. Fazer cursos, participar de seminários e estudar uma especialização são alguns caminhos para essa evolução.

Abertura para o novo

Um bom gestor escolar é aquele que está disposto a se adaptar às mudanças e que busca inovar em todas as áreas da escola. 

Ele procura meios para melhorar o processo de ensino-aprendizagem, a infraestrutura, os processos administrativos, a equipe de profissionais e a margem de lucro.

Para isso, investe em metodologias de ensino inovadoras e ferramentas digitais de qualidade. 

O bom gestor escolar sabe que as estratégias que deram certo ontem podem não ser adequadas para o amanhã. Nesse contexto, reinventar-se é um desafio diário.

Assim, um bom gestor escolar deve adotar uma mentalidade inovadora para se adaptar às mudanças e melhorar continuamente a escola. Aqui estão três posturas importantes para isso:

1. Aprendiz: um gestor escolar com mentalidade inovadora está sempre disposto a aprender e se atualizar. Ele busca novas ideias, metodologias e ferramentas para melhorar a escola e está aberto a feedbacks e críticas construtivas:

• Busca oportunidades de capacitação e treinamento;
• Está aberto a novas ideias e perspectivas;
• Aprende com os erros e fracassos.

2. Flexível: um gestor flexível é capaz de se adaptar às mudanças e incertezas. Ele está disposto a ajustar planos e estratégias conforme necessário e é capaz de lidar com a ambiguidade e a complexidade:

• Está disposto a mudar planos e estratégias quando necessário;
• É capaz de lidar com a incerteza e a ambiguidade;
• Busca soluções criativas para problemas complexos.

3. Avaliador de impacto: um gestor escolar que avalia o impacto de suas ações e decisões é capaz de medir a eficácia de suas estratégias e fazer ajustes conforme necessário. Ele está focado em resultados e busca melhorar continuamente e:

•  Define metas e objetivos claros;
•  Mede o impacto de suas ações e decisões;
• Ajusta estratégias com base em dados e evidências.

Com essas posturas, os gestores escolares podem liderar suas escolas de forma eficaz e inovadora, melhorando a qualidade da educação e preparando os alunos para o futuro.

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