11 dicas para uma campanha de matrículas de sucesso

No segundo semestre letivo, as escolas intensificam seus esforços de captação e retenção de alunos. Apesar de as matrículas abrirem somente no final do ano, a campanha de matrículas é iniciada de 3 a 6 meses antes.

Essa antecedência tem o objetivo de garantir o sucesso da campanha, a partir de um planejamento robusto de comunicação e marketing. Afinal, a escola precisa se destacar da concorrência se quiser atrair novos estudantes e manter os atuais. 

Neste artigo, o Educacional vai compartilhar 11 dicas para turbinar sua campanha de matrículas. Boa leitura!

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Como fazer uma boa campanha de matrículas?

O sucesso ou fracasso de uma campanha de matrículas depende da eficiência de duas coisas: planejamento e execução. Confira abaixo o que não pode faltar na sua estratégia:

1. Tenha um planejamento robusto

Tudo começa no planejamento. Tenha clareza dos objetivos, do público-alvo da escola e do cenário da concorrência. Defina também as estratégias e os canais de comunicação que vocês vão utilizar. 

Eis algumas perguntas que é importante responder nesse processo:

• Qual é a meta de matrículas?
• Qual perfil de estudantes e familiares você deseja alcançar?
• Existe uma série ou fase de ensino (Educação Infantil, Ensino Fundamental ou Ensino Médio) que é prioridade na aquisição de matrículas?  
• Quais são os principais concorrentes da escola?
• Que estratégias os concorrentes usam?
• Quais são seus diferenciais educacionais em relação à concorrência?
• Quanto de recurso financeiro a escola tem disponível para a campanha?
• Quem são os profissionais responsáveis por cada frente da campanha?
• Quais são as datas mais importantes para a busca de alunos?
• Quais canais de comunicação são mais utilizados pelo público-alvo?
• Quais estratégias executadas no ano anterior deram certo e quais não performaram bem?
• Qual mensagem a escola deseja passar?
• Quais métricas você vai usar para avaliar a eficiência da campanha? (número de matrículas, número de visitas, taxa de rematrícula, contatos feitos, impressões nas redes sociais, tráfego do site, entre outras).

Respondendo essas perguntas, você será capaz de definir as melhores estratégias e organizar o cronograma. No cronograma, descreva as datas, fases da campanha e responsáveis por cada ação.

Depois, compartilhe o planejamento com toda a equipe envolvida. No decorrer dos meses, acompanhe as métricas de sucesso e faça ajustes, se necessário.

2. Peça feedback dos pais, estudantes e professores

Ter uma cultura de solicitar feedback é muito vantajoso para a escola. Essa é uma forma de identificar os pontos fortes e fracos da instituição para melhorar a qualidade do ensino.

Os alunos, pais e profissionais da escola podem estar enxergando problemas que a equipe de gestão escolar não percebeu. Da mesma forma, a experiência positiva dessas pessoas pode revelar qualidades da escola que o gestor nunca tinha percebido.

Além disso, pedir feedback reforça a relação de confiança entre escola e família. Ao fazer isso, você demonstra que valoriza a opinião deles e está aberto a sugestões de melhoria.

Você pode coletar as informações por meio de questionários (pesquisa de satisfação), rodas de conversa, entrevistas e caixas de sugestões.

Sempre agradeça a participação das pessoas e compartilhe as ações que foram realizadas na escola graças à contribuição de alguém. Isso fortalece a reputação da escola e seus canais de feedback.

3. Colete depoimentos para as peças de propaganda

Aliado ao feedback, aproveite para coletar depoimentos positivos dos estudantes, pais e professores. As falas desses agentes têm um grande impacto na tomada de decisão das famílias que ainda não decidiram onde matricular os filhos.

Você pode utilizar os depoimentos em:

• vídeos;
• cartazes;
• folhetos;
• páginas do site;
• posts nas redes sociais;
• outdoors, 
• e painéis digitais.

Veja algumas perguntas que podem te ajudar a obter boas respostas: 

Para os alunos

• O que você mais gosta na escola?
• Como essa escola te ajuda a aprender e se desenvolver?
• Conte-nos sobre um professor que te inspirou e por quê.
• Como a escola te prepara para o futuro?
• Você recomendaria esta escola para outros alunos? Por quê?
• Descreva um momento especial que você teve na escola.
• O que você acha da estrutura e dos recursos da escola?
• Como a escola contribui para o seu desenvolvimento social e emocional?
• Você se sente acolhido e seguro na escola? Por quê?

Para os professores

• Do que você mais gosta em trabalhar nesta escola?
• Como você descreveria o corpo docente da escola?
• Como a escola apoia o desenvolvimento profissional dos professores?
• O que você acha do ambiente de aprendizagem da escola?
• Que práticas pedagógicas inovadoras você utiliza em suas aulas?
• Como a escola promove a inclusão e a diversidade?
• O que você diria para os pais sobre a educação oferecida pela escola?
• Como a escola contribui para a formação de cidadãos conscientes e responsáveis?

Para os pais

• Por que você escolheu esta escola para o seu filho?
• O que você acha da qualidade do ensino?
• O que você acha da estrutura e dos recursos da escola?
• Como a escola se comunica com os pais?
• Você se sente satisfeito com o acompanhamento individualizado do seu filho?
• A escola oferece atividades extracurriculares que atendem aos interesses do seu filho?
• Como a escola promove o desenvolvimento de valores e ética em seus alunos?
• Você se sente seguro em relação à segurança e bem-estar do seu filho na escola?
• Recomendaria esta escola para outros pais? Por quê?

4. Divulgue os diferenciais da escola

Para se destacar da concorrência, a escola precisa divulgar seus diferenciais. A família que está procurando uma instituição para matricular o estudante quer saber o que a sua escola oferece de único e especial.

Ressalte seus pontos positivos de infraestrutura, práticas pedagógicas e tecnologias educacionais. Se houver algum projeto interdisciplinar de sucesso ou um prêmio conquistado pela instituição, propague isso também.

Uma das formas de se sobressair no segmento educacional é ofertando disciplinas eletivas e aulas não convencionais, como:

• robótica e programação;
• cultura maker;
• educação digital;
• empreendedorismo;
• educação financeira;
• e educação socioemocional.

Esses componentes curriculares não listados na Base Nacional Comum Curricular (BNCC) enriquecem a formação dos alunos e promovem a interdisciplinaridade. 

Eles podem ser oferecidos, na grade curricular, como componentes obrigatórios ou optativos. 

Para iniciar o ensino de robótica e programação, prefira kits de robótica intuitivos como a placa micro:bit e os conjuntos LEGO® Education.

5. Mostre como a sua escola utiliza as tecnologias

Um dos diferenciais mais importantes na era digital é o uso estratégico de tecnologias. Por isso, garanta que os professores da sua escola estão utilizando recursos educacionais digitais e digitalize os processos de gestão escolar. 

As tecnologias digitais podem melhorar (e muito) a qualidade do ensino e a organização da escola. Confira abaixo alguns exemplos de transformação digital:

• comunicado escolar digital em vez de comunicado impresso: traz mais velocidade e eficiência para a comunicação escolar;
• relatório escolar automatizado em vez de relatório manual: poupa tempo de trabalho, facilita o acompanhamento das famílias e melhora a visualização dos indicadores educacionais;
• ensino híbrido em vez de ensino totalmente presencial: amplia o tempo de estudos e favorece a personalização do ensino;
• avaliação digital em vez de prova física: elimina a necessidade de correção e gera resultados mais assertivos;
• livro digital além do livro físico: é mais flexível, econômico e interativo;
• projeção de slides, fotos e vídeos: enriquece a aula com mídias digitais;
• Learning Analytics: coleta e análise de dados, devido ao uso intensivo de tecnologias educacionais, para entender e otimizar o processo de ensino-aprendizagem;
• aprendizagem adaptativa: jornada personalizada de aprendizado em plataforma digital munida de Inteligência Artificial.

Para que a escola aproveite todas essas tecnologias, é recomendado adquirir uma plataforma que integre todos os recursos em um único ambiente digital.

O Hub Educacional é uma plataforma desenvolvida pelo Educacional que tem o propósito de facilitar o acesso aos recursos educacionais digitais, de uma forma organizada e segura.

Conheça todas as soluções inclusas no Hub Educacional.

6. Capacite a equipe de atendimento

O objetivo da sua campanha de matrículas é atrair o maior número possível de pessoas interessadas, certo? 

Porém, para que o processo de matrícula tenha seguimento, é preciso atender os pais ou responsáveis com agilidade e cordialidade, nos momentos de visita ou por meio dos canais de atendimento.

Após o impacto inicial da comunicação e do marketing da escola, é hora de encantar os pais e tirar todas as dúvidas antes da decisão final. 

Uma equipe bem treinada para a captação de alunos é fundamental para o sucesso da campanha. Os profissionais encarregados devem saber todas as informações relevantes sobre a escola e transmitir confiança para as famílias.

Se for necessário, contrate empresas parceiras ou amplie seu time administrativo, a fim de aumentar a capacidade de atendimento da instituição.

7. Promova visitas guiadas à escola

Dentro do atendimento aos pais e responsáveis interessados em fazer a matrícula, a visita à escola é um dos momentos mais decisivos. 

Realize com os pais um tour pela escola, mostrando os espaços e explicando as atividades de cada local. É importante ressaltar o valor pedagógico de cada ambiente, assim como os recursos tecnológicos e os materiais didáticos.

Para maior praticidade e organização, defina horários diários de visita guiada e atenda as famílias por agendamento. Dessa forma, sua equipe não terá problemas em receber um grande grupo de pessoas.

8. Explore as mídias sociais

As mídias sociais estão cada vez mais populares, alcançando pessoas de todas as idades. Segundo o relatório da We Are Social 2023, 70% dos brasileiros usam ativamente pelo menos uma rede social. O tempo médio de uso é de 3 horas por dia!

Consequentemente, as instituições de ensino têm visto esse espaço digital como um novo canal de aquisição de alunos. 

Pelas redes sociais, é possível não apenas divulgar a campanha de matrículas, como também a rotina da escola durante todo o ano letivo. 

Nesse sentido, as redes sociais solucionam um dos principais problemas no processo de convencimento dos pais: eles são os verdadeiros decisores sobre a matrícula do estudante, mas não participam das atividades diárias da escola. 

Por esse motivo, eles podem se sentir inseguros quanto à execução de tudo que a escola promete realizar. Porém, nas redes sociais, a escola pode publicar vídeos e fotos das aulas, atividades esportivas, competições e brincadeiras. 

Assim os pais conseguem acompanhar, mais de perto, a rotina dos filhos e o trabalho desempenhado pela escola. 

Por isso, aproveite as mídias sociais para fortalecer os vínculos com a comunidade escolar! Não deixe de propagar os diferenciais da sua instituição.  

9. Crie um programa de indicação de alunos

O programa de indicação de alunos é uma estratégia que incentiva os alunos já matriculados a recomendarem a escola para novos alunos. Os benefícios oferecidos podem ser:

• desconto na mensalidade;
• bolsa de estudos;
• brindes; 
• e sorteio para prêmios ou viagens.

Dependendo das regras do programa, as vantagens podem atingir tanto o aluno indicado quanto o aluno que recomendou.

O programa de indicação promove o marketing boca a boca e colabora para a retenção de alunos. 

É uma estratégia que exige poucos custos e gera ótimos resultados. Até porque, para a pessoa que não conhece a escola, a experiência positiva de um estudante tem maior peso de convencimento do que uma mensagem oficial da instituição.

10. Ofereça desconto para irmãos e familiares

Falando em benefícios, uma estratégia muito praticada nas escolas do Brasil é o desconto para irmãos e familiares. 

Essa vantagem dá aos pais um motivo a mais para matricularem todos os filhos na mesma escola, poupando tempo e recursos financeiros.

Além de tornar o ingresso dos estudantes mais acessível, esse desconto é uma forma de recompensar os pais pela fidelidade à instituição. Como consequência, as famílias se sentem mais satisfeitas e indicam a escola para mais pessoas.

11. Fique de olho no baixo engajamento e no risco de evasão

Além de destinar esforços para a aquisição de novos alunos, a escola precisa trabalhar para reter os atuais estudantes. 

Quanto maior for o rodízio de alunos, maior será o custo da campanha de matrículas e maior será o risco de não preencher todas as vagas disponíveis.

Por isso, os gestores e professores devem monitorar os dados de frequência e engajamento escolar. Se for detectado que um estudante está faltando às aulas e não realizando as tarefas de casa, a escola deve entrar em contato com a família o mais rápido possível.

Plataformas como o Hub Educacional facilitam esse acompanhamento, bem como a comunicação com os pais.

É importante oferecer apoio e entender os motivos por trás do baixo engajamento. Esse acompanhamento pedagógico é essencial para garantir a aprendizagem do aluno. Em muitos casos, ele também determina o nível de satisfação das famílias com a escola.

5 ações criativas para campanha de matrículas de escola

Sem inspiração para a campanha de matrículas? Confira algumas ideias criativas de comunicação e marketing para escolas:

1. Aula gratuita: ofereça uma aula gratuita para crianças e/ou adultos sobre um tema de alta demanda, como robótica, pensamento computacional, álgebra, leitura e interpretação de texto;
2. Evento na escola: organize um evento presencial na escola com opções de lazer para as crianças, música e coffee break. Durante a programação, faça uma breve apresentação sobre a escola e coloque à disposição dos interessados uma equipe de atendimento;
3. Tour virtual: grave um vídeo mostrando o interior da escola para que os alunos e pais conheçam a instituição mesmo sem sair de casa;
4. Live em rede social: faça uma transmissão ao vivo para responder às dúvidas da comunidade e apresentar a proposta pedagógica da escola. Aproveite a oportunidade para ofertar descontos exclusivos com prazo curto.
5. Concurso de vídeos: peça para os alunos gravarem vídeos sobre a escola e publicarem nas redes sociais. Avalie os conteúdos e entregue prêmios para os estudantes que produzirem os melhores vídeos.

Conheça o Educacional

O Educacional, Ecossistema de Tecnologia e Inovação, é uma área de negócios da Positivo Tecnologia que produz, organiza e distribui tecnologias educacionais para escolas e redes de ensino do mundo inteiro.

Nos últimos 29 anos de história, já impactamos mais de 14 mil escolas (públicas e privadas) de 40 países diferentes, e mais de 1 milhão de estudantes. 

Nossa missão é impulsionar a transformação digital da educação para tornar a aprendizagem mais significativa, eficiente e engajadora. 

Nossas principais soluções são:

• Hub Educacional: plataforma educacional completa que reúne mais de 30 soluções educacionais em um único ambiente virtual, para otimização da gestão escolar e potencialização das práticas pedagógicas;
• Aprimora: plataforma de aprendizagem adaptativa e gamificada para fortalecer o ensino de Língua Portuguesa e Matemática. Está disponível no Hub Educacional.
• Pense Mais: plataforma de aprendizagem para desenvolvimento do pensamento matemático, STEAM e resolução de problemas. Também está disponível no Hub Educacional.
• Mesa Educacional: tecnologia inclusiva de alfabetização e letramento. Com capacidade para até 6 estudantes, a Mesa é formada por vários blocos de letras, desenhos, sinais em Braille e animações em Libras, conectados a uma tela de computador.

Também somos distribuidores oficiais do LEGO® Education e micro:bit no Brasil. Operamos, ainda, as competições de robótica First Lego League Discover e First Lego League Explore.

Quer aumentar o número de matrículas na sua instituição? Então invista na qualidade do ensino com soluções inovadoras! Entre em contato com um dos consultores do Educacional para implantar na sua instituição uma das soluções citadas acima.